Zoho Mail, c’est quoi ?
Zoho Mail est un service de messagerie professionnelle sécurisé, mettant l’accent sur la confidentialité des utilisateurs. Il vous permet de créer des adresses e-mail personnalisées avec le nom de domaine de votre entreprise.
À des fins de vulgarisation, Zoho Mail peut être considéré comme une solution équivalente à Outlook, mais à un prix plus abordable.
La note Melba
Avantage(s)
- Design et interface simple d’utilisation
- Supporte les fonctionnalités IMAP pour rediriger vos email sur vos boîtes mails existante
- Pas de publicité et cryptage des données la plus forte sur le marché (AES 256) avec la possibilité de faire du chiffrement bout en bout
Inconvénient(s)
- Moins d’intégration disponible avec des applications tierces, voici la liste des applications compatible avec Zoho Mail pénalisant pour les grandes structures utilisant des intégrations avancées.
Chez Melba, nous avons implémenté et testé l’outil auprès de plusieurs PME en Suisse Romande. Voici ses principaux atouts en 3 points pour mieux comprendre l’outil.
1. Sécurité et confidentialité
Zoho Mail agit comme un hébergeur d’informations et les données restent propriétaires de l’entreprise.
Microsoft Outlook, en revanche, se réserve plus de droits sur les métadonnées. Concrètement, Microsoft peut analyser :
- La fréquence d’envoi des e-mails
- Les heures de connexion
- Les adresses IP
- Les interactions entre les applications
Ces analyses permettent à Microsoft de comprendre le comportement global des utilisateurs au sein de ses services et d’utiliser ces informations pour améliorer ses produits ou pour du marketing interne. Microsoft ne revend pas les données à des tiers.
Gmail va encore plus loin dans cette approche : dans sa version gratuite, vos données peuvent être utilisées à des fins de ciblage publicitaire.
Ce qui différencie Zoho Mail :
- Pas d’utilisation des données à des fins publicitaires
- Les métadonnées sont collectées uniquement à des fins de sécurité et de diagnostic
- Zoho n’utilise jamais les données à des fins publicitaires
- Les datacenters se situent en Europe (Amsterdam et Dublin)
- 100 % conforme au RGPD, ne revend pas et ne scanne pas les données à des fins publicitaires
- L’entreprise reste propriétaire de ses données
Ce qu’il faut retenir : Avec Zoho Mail vous êtes totalement propriétaire de vos informations, contrairement à Outlook ou Gmail.
2. Gestion des utilisateurs
Création et gestion des comptes :
- L’administrateur peut ajouter, supprimer ou suspendre des utilisateurs depuis le panneau d’administration.
- Les comptes peuvent être regroupés par groupes ou départements pour une gestion simplifiée.
Rôles et permissions :
- Zoho Mail permet de définir des rôles personnalisés (administrateur, utilisateur standard, etc.).
- Contrôle granulaire sur :
- Accès aux boîtes aux lettres partagées
- Gestion des alias et groupes de distribution
- Paramètres de sécurité et mots de passe
Politiques de sécurité :
- Activation obligatoire de l’authentification à deux facteurs (2FA)
- Restrictions par IP ou par domaine
Audit et suivi :
- L’administrateur peut consulter les journaux d’activité pour suivre les connexions et actions des utilisateurs.
- Permet de détecter les comportements suspects et de garantir la conformité.
Ce qu’il faut retenir : Zoho Mail offre un contrôle administratif complet pour les PME, suffisant pour la majorité des organisations.
3. Messagerie intégrée à votre CRM
Zoho Mail est pleinement intégrée avec l’environnement Zoho CRM.
Il vous permet depuis la boite mail de :
- Créer un contact ou un prospect dans votre CRM sans quitter votre boîte e-mail
- Les informations se synchronisent automatiquement avec votre CRM
- Consulter et envoyer directement vos tâches à faire et informations client directement au CRM
Ce qu’il faut retenir : Vous pouvez créer des contacts, suivre vos affaires et envoyer ou consulter des e-mails directement depuis le CRM
Notre avis sur l’outil :
Zoho Mail est un produit complet pour les petites et moyennes entreprises. Si vous souhaitez disposer d’un environnement de travail couplé à votre CRM, c’est un choix d’excellence. Son application mobile et la gestion des utilisateurs sont simples d’utilisation.